W.R. Grace se libère des contraintes liées à la maintenance de son ERP grâce à Sovos

Étude de cas

W.R. Grace & Co.

Sovos a libéré W.R. Grace & Co. de la gestion interne des modifications et de la maintenance de SAP, lui permettant ainsi de se concentrer sur ses projets de développement mondial.

Synthèse

Défis métier

  • La multiplicité des solutions sur site

  • La gestion rendue difficile par un manque d’expertise dans le domaine

  • Des mises à jour du système SAP non budgétisées en raison de l’évolution des besoins des différents pays

Solution

W.R. Grace a choisi la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos afin de s’aligner sur :

  • La Nota Fiscal au Brésil
  • La eContabilidad au Mexique

Avantages

  • La plateforme régionale est parfaitement compatible avec SAP

  • Les changements réglementaires peuvent être mis en œuvre sans interrompre les activités

  • Le recours à un système d’enregistrement unique permet d’éliminer les incohérences dans les déclarations auprès des gouvernements

L'entreprise

W.R. Grace & Co, l’un des leaders mondiaux en produits chimiques et matériaux, propose des technologies et services innovants qui améliorent les produits et processus de ses clients partenaires dans plus de 150 pays à travers le monde. La société compte environ 6 500 employés dans plus de 40 pays.

Le défi

La société W.R. Grace a dû sérieusement revoir sa gestion de la conformité en Amérique latine, dont la mise en œuvre s’avérait complexe et exigeante. Chaque pays du continent au sein duquel Grace opérait avait mis en place par le passé un mandat de facturation électronique sur site différent. Ces diverses exigences ajoutées aux changements fréquents en matière de conformité ont engendré tout un éventail de problèmes métier au sein de l’entreprise, notamment :

  • La nécessité d’adapter chaque solution à l’évolution constante de la réglementation entre entreprises et gouvernements
  • Le manque de connaissance des processus locaux et des solutions individuelles de facturation électronique
  • Les opérations non planifiées et non budgétisées pour mettre à jour la solution SAP en fonction des particularités de chaque pays

La solution

Au final, la complexité de cette infrastructure technologique entraînait des coûts de maintenance importants et un risque d’interruption des activités accru si l’une des solutions de facturation électronique venait à tomber en panne. C’est pourquoi la société a décidé d’adopter une solution unique pour l’Amérique latine. La société souhaitait avant tout que cette plateforme régionale soit compatible avec l’ERP SAP.

« Nous avons choisi [la société Sovos] car elle nous fournit une plateforme unique pour satisfaire nos besoins à l’échelle régionale, y compris la Nota Fiscal au Brésil et le CFDI au Mexique. Ses solutions sont spécifiquement adaptées aux multinationales opérant dans un environnement ERP SAP mondial. »

Srini Vanga

Directeur des applications d’entreprise, W.R. Grace & Co

Les résultats

L’intégration de puissantes fonctionnalités cloud au système de l’entreprise a permis d’éliminer les contraintes liées à la gestion interne des modifications et de la maintenance SAP. De plus, la mise en place de SAP comme système d’enregistrement pour les déclarations adressées aux autorités gouvernementales a considérablement réduit les risques et les coûts liés au respect des réglementations locales dans toute l’Amérique latine.

Maintenant que ses contraintes règlementaires quotidiennes sont prises en charge à l’échelle du continent, la société W.R. Grace & Co. peut concentrer ses ressources internes sur l’innovation mondiale plutôt que sur les changements régionaux constants liés à SAP.

Pourquoi Sovos ?

Après avoir évalué ses options, W.R. Grace a finalement choisi la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos pour l’aider à faire face aux réglementations en matière de facturation électronique, à commencer par le Mexique et le Brésil.

La plateforme cloud Sovos offre à Grace un environnement règlementaire simplifié, lui permettant de se conformer plus rapidement aux changements de réglementation tout en minimisant les interruptions d’activité. La prise en charge des processus quotidiens et l’intégration des services gouvernementaux au sein de SAP éliminent le besoin d’allouer des ressources pour surveiller l’évolution de la règlementation dans chaque pays et y répondre.

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Royal Philips passe au SaaS grâce à Sovos

Étude de cas

Royal Philips

Royal Philips s’est affranchi de la maintenance manuelle inutile de son infrastructure et a amélioré son processus de déclaration en adoptant la solution Sovos Business to Government Reporting.

Synthèse

Défis métier

  • Philips comptait plus de 140 systèmes, dont la gestion extrêmement lourde mobilisait d’importantes ressources internes.

  • La plateforme sur site de l’entreprise devait faire l’objet d’une refonte importante pour passer à la facturation électronique (NF-e).

Solution

  • La solution de déclaration B2G de Sovos a remplacé la solution obsolète sur site de la société, éliminant ainsi la gestion manuelle de l’infrastructure.

Avantages

  • Philips a réduit ses coûts de maintenance de 80 % et augmenté la productivité de ses employés de 25 %.

  • La société a pu en outre automatiser ses processus de déclaration, minimisant ainsi les ressources internes qui y étaient consacrées.

L'entreprise

Royal Philips, Pays-Bas, vise à améliorer la vie des gens grâce à des innovations significatives dans les domaines de la santé, des produits grand public et de l’éclairage. Basée à Amsterdam, elle est l’un des leaders sur les marchés des soins du cœur, des soins de courte durée et des soins à domicile, des systèmes d’éclairage économes en énergie et des nouvelles applications en éclairage, ainsi que des produits de rasage et des tondeuses pour hommes, et de l’hygiène bucco-dentaire.

Le défi

L’architecture mondiale et le département informatique de Philips ont pour mission de fournir des services de développement et d’assistance à diverses divisions au Brésil. Seulement, la technologie de Philips montrait déjà des signes d’obsolescence et de lourdeur, ses quelque 140 systèmes existants réclamant une main d’œuvre considérable pour en effectuer la maintenance annuelle. La situation a encore empiré lorsqu’il lui a fallu revoir son système sur site alors en service.

La solution

Philips avait deux choix : moderniser profondément son système existant pour émettre des factures électroniques (NF-e) et conserver son infrastructure en l’état, ou trouver une solution SaaS capable de mener à bien ces processus plus efficacement. Après un tour d’horizon du marché, la société a compris qu’il lui fallait rompre avec ses pratiques dépassées.

« Notre principale difficulté résidait dans le fait que notre architecture et notre stratégie informatiques mondiales étaient basées sur notre propre plateforme ERP… Non seulement l’équipe internationale a approuvé l’adoption du système [Sovos], mais la solution a également été intégrée à la stratégie d’architecture globale. »

Alexander Quinze

DSI et responsable de l’excellence opérationnelle chez Royal Philips

Les avantages

Suite à la mise en œuvre de la solution Sovos Business to Government Reporting, Philips a vu ses coûts de maintenance diminuer de 80 %, en raison de l’externalisation de la gestion de son infrastructure. La société a également pu affranchir des ressources internes du pénible travail de déclaration.

Les résultats

Grâce à la disponibilité et à la fiabilité élevées de la plateforme Sovos, la multinationale Philips est parvenue à augmenter la productivité de ses employés de 25 % dans l’ensemble de ses divisions au Brésil. La migration s’est déroulée sans heurts et n’a eu aucun impact sur les activités quotidiennes des utilisateurs. Les opérations sont aujourd’hui soutenues par une équipe d’assistance professionnelle et un accord de niveau de service de 99,9 %.

En raison du caractère inédit de la solution Sovos, l’équipe informatique de Philips a procédé à un audit approfondi du produit. Suite à l’évaluation, seule une petite modification a été apportée à l’architecture finale en raison d’une exigence de sécurité propre à l’entreprise. La mise en œuvre réussie au Brésil a permis à la société Philips de déployer la solution dans d’autres pays d’Amérique latine où elle est implantée.

Pourquoi Sovos ?

Après un appel d’offres auquel ont participé quatre fournisseurs, Philips a choisi la plateforme régionale Sovos Business to Government Reporting. La capacité de Sovos à automatiser ses processus de déclaration et à éliminer la maintenance manuelle de son système complexe a énormément soulagé l’entreprise.

Le projet a été divisé en deux phases : l’émission de factures électroniques (NF-e) était la principale priorité, tandis que la mise en œuvre au sein de la société s’est échelonnée sur une période de trois mois.