La contabilidad electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT. Para dar cumplimiento formal a este ingreso, se envía únicamente la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación. Hace pocos años, entró en vigor el uso obligatorio de la facturación electrónica para las personas morales, luego las personas físicas y finalmente, exigieron a todos el timbrado de las facturas, lo que implica enviar al SAT copia de dichos documentos. Es la traducción de una parte de la información contable a archivos en formato XML, para que puedan ser revisados por la autoridad.
Esto nace a partir de la necesidad de un mayor control y debido a las carencias actuales de recursos humanos. La información contable en formato electrónico (XML), así como cuentas y balanza de los contribuyentes. Adicionalmente, se pidió asociar dentro de las pólizas la información de los CFDI de ingresos y gastos, detallando la forma de pago y cobro de estos, con el objetivo de tener una imagen más clara de la salud fiscal de los contribuyentes.
Los contribuyentes deben revisar los catálogos contables y asegurarse de cumplir con la estructura solicitada por el SAT para evitar que haya interpretaciones equivocadas de la información contable. También se deben depurar los saldos de cuentas en función de la nueva estructura y pedir a los contadores que cambien su forma de contabilizar. Este método debe ser aplicado por todos aquellos contribuyentes del sector financiero, personas morales y físicas con ingresos mayores a cuatro millones de pesos. Deben enviar la información del catálogo de cuentas con código agrupador y la balanza de comprobación correspondiente a los meses que deban declarar. Los contribuyentes que utilicen el buzón tributario deben, de manera previa, haber confirmado su correo electrónico. Es recomendable revisar los archivos en el validador de forma y sintaxis disponible en el Portal del SAT, así como verificar que esté vigente la firma electrónica.
